Papier kommt herein, jemand sortiert, scannt, benennt und legt ab. Das funktioniert – bis die Menge steigt. Ab einigen tausend Dokumenten im Jahr bindet dieser Ablauf spürbar Arbeitszeit, die an anderer Stelle fehlt.
Ich baue Lösungen, die eingehende Dokumente automatisch erfassen, auslesen, trennen und an der richtigen Stelle ablegen – mit den Werkzeugen, die in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind.
Typische Ausgangslagen
- Eingescannte Stapel müssen von Hand in Einzeldokumente getrennt werden.
- Rechnungen, Lieferscheine oder Formulare werden abgetippt, statt ausgelesen zu werden.
- Dokumente landen in einem Sammelordner und werden später mühsam zugeordnet.
- Niemand findet ein bestimmtes Dokument, weil die Benennung uneinheitlich ist.
- Das Postfach für eingehende Belege wird täglich manuell durchgesehen.
Wie eine Lösung aussehen kann
Automatisches Einsammeln
Dokumente werden aus einem SharePoint-Ordner, einem Postfach oder einem Scanner-Verzeichnis automatisch abgeholt, sobald sie eintreffen.
Texterkennung und Auslesen
Die Inhalte werden per Texterkennung (OCR) durchsuchbar gemacht. Feste Merkmale wie Belegnummern, Kundennummern oder Dokumentbezeichnungen werden gezielt gefunden.
Trennen und benennen
Große Stapel werden an den erkannten Stellen in einzelne Dokumente zerlegt und nach einem einheitlichen Schema benannt.
Strukturiert ablegen
Zielordner werden bei Bedarf automatisch angelegt, die Dokumente landen dort, wo sie hingehören – und sind für alle Berechtigten sofort auffindbar.
Weiterverarbeiten
Auf Wunsch werden die ausgelesenen Werte direkt an die Fachanwendung, eine Freigabeschleife oder eine Auswertung übergeben.
Braucht das künstliche Intelligenz?
Meistens nicht – und das spart erheblich Geld. In einem Projekt mit rund 25.000 Dokumenten pro Jahr waren für eine KI-Lösung 10.000 bis 12.000 Euro veranschlagt. Die gemeinsame Analyse zeigte, dass sich die Dokumente über feste Begriffe eindeutig unterscheiden lassen. Die umgesetzte Lösung mit Texterkennung und Power Automate hat maximal 500 Euro gekostet – bei gleichem Ergebnis und gleicher Verarbeitungszeit.
KI lohnt sich dort, wo Dokumente in vielen unterschiedlichen Layouts eintreffen oder Freitext eingeordnet werden muss. Wo diese Grenze verläuft, klären wir vorab – mehr dazu auf der Seite zur KI-Beratung.
Eingesetzte Werkzeuge
- Power Automate für den Ablauf vom Eingang bis zur Ablage
- SharePoint oder Microsoft 365 als Ablage und Berechtigungsebene
- Angebundene PDF- und OCR-Dienste über Programmierschnittstellen
- n8n, wenn Systeme außerhalb der Microsoft-Welt eingebunden werden müssen
- KI-Dienste nur dort, wo sie den Unterschied machen
Zum Gesamtüberblick: Prozessautomatisierung und Referenzen.
Klingt nach Ihrer Situation? Schreiben Sie mir kurz – das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich. Oder machen Sie zuerst den Automatisierungs-Check.
Nicht sicher, ob das der richtige Weg ist?
Sie müssen die Lösung nicht vorab kennen. In der Beratung prüfe ich mit Ihnen, ob Automatisierung, eine Anwendung, KI oder Reporting passt – oder etwas ganz anderes. Andere Wege: Prozessautomatisierung, Low-Code und Business-Anwendungen, KI-Beratung und KI-Umsetzung, Power BI und Reporting.