Kundendaten in einer Liste, E-Mails im Postfach, Dokumente in Ordnern und Termine in einem weiteren Werkzeug. Im Alltag von Freelancern entstehen schnell viele einzelne Informationsinseln. Ich wollte herausfinden, wie sich diese Abläufe in einer einzigen, auf meine Anforderungen zugeschnittenen Anwendung zusammenführen lassen. Entstanden ist ein Freelancer-CRM, das ich mit Lovable entwickelt habe.
Die Ausgangslage: Viele Werkzeuge, aber kein durchgängiger Prozess
Für Freelancer reicht eine einfache Excel Kontaktliste meist nicht aus und auch nicht mehr Zeitgemäß. Schon gar nicht für ein ITler. OK, ich nutze schon eine ganze weile eine selbst gehostete open source Lösung, bin also nicht mehr mit Excel unterwegs. Und dennoch, zu jedem Kunden gehören Ansprechpartner, Gespräche, E-Mails, Unterlagen, Fristen und Termine. Werden diese Informationen getrennt verwaltet, geht Zeit für Suchen, Übertragen und Nachhalten verloren. Noch problematischer wird es, wenn später nachvollzogen werden soll, was mit einem Kunden vereinbart oder wann ein Dokument abgelegt wurde.
Mein Ziel war deshalb kein möglichst großes Standard-CRM. Ich wollte eine schlanke Arbeitsoberfläche, die genau die Abläufe verbindet, die im täglichen Geschäft anfallen.
Die Lösung: Eine zentrale Kundenakte
Im Mittelpunkt der Anwendung steht die digitale Kundenakte. Dort laufen Stammdaten, Ansprechpartner, Dokumente, Kommunikation und Wiedervorlagen zusammen. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Vorgänge zu einem Kunden gehören und welcher nächste Schritt ansteht.
- Kunden und Interessenten mit Status, Kundennummer und Ansprechpartnern verwalten
- Gespräche, Notizen, Termine und E-Mails in einer Kommunikationshistorie dokumentieren
- Dokumente direkt einem Kunden zuordnen
- Offene Aufgaben und Fristen als Wiedervorlage festhalten
- Wichtige Kennzahlen und Fälligkeiten auf einem übersichtlichen Dashboard sehen
- Zeiten erfassen und direkt Kunden, Aufträgen und Projekten zuordnen
Microsoft 365 direkt mit dem CRM verbunden
Ein wichtiger Teil des Projekts ist die Verbindung mit Microsoft 365. Das Outlook-Postfach lässt sich innerhalb der Anwendung nutzen. Nachrichten lesen, suchen, beantworten, weiterleiten und neu verfassen. Externe Inhalte in E-Mails werden zunächst blockiert und nur nach Freigabe geladen. Safety First!
Relevante Nachrichten können im Dokumentenbereich abgelegt und – wenn ein Kontakt erkannt wird – der passenden Kundenakte zugeordnet werden. Dadurch wird aus einer E-Mail nicht nur eine Nachricht im Postfach, sondern ein nachvollziehbarer Teil des Kundenvorgangs.
Dokumentenmanagement mit Versionen und Aufbewahrungsfristen
Auch die Dokumentenablage habe ich bewusst enger mit dem CRM verknüpft. Dokumente erhalten einen Typ, ein Belegdatum, einen Status und eine Aufbewahrungsfrist. Soweit das Front-end. Neue Versionen bleiben nachvollziehbar, zusätzlich wird für jede Datei eine Prüfsumme erzeugt. Das Backend soll auch was zu tun bekommen. E-Mails können im Originalformat archiviert und mit Metadaten wie Absender, Empfänger, Versandzeitpunkt und Anhängen gespeichert werden.
Die Umsetzung ist GoBD-nah konzipiert. Das ist bewusst keine pauschale Zusage vollständiger Rechtskonformität. Ob ein Gesamtsystem alle gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllt, muss immer im konkreten Einsatz geprüft werden. Für mich jedoch reicht es vollends aus.
Wiedervorlagen und Terminbuchung statt manueller Nacharbeit
Offene Punkte lassen sich als Wiedervorlage mit Fälligkeit und optionaler E-Mail-Erinnerung anlegen. Überfällige, heute fällige und kommende Aufgaben werden getrennt dargestellt. Damit wird unmittelbar sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht.
Ergänzend gibt es eine öffentliche Buchungsseite. Kunden können über einen persönlichen Link freie Termine auswählen. Arbeitszeiten, buchbare Wochentage, Vorlaufzeiten, Puffer und die maximale Anzahl täglicher Termine sind einstellbar. Belegte Zeiten aus dem Outlook-Kalender werden berücksichtigt, bestätigte Termine werden in den Kalender übernommen.
Sichere Trennung von Arbeitsbereichen
Da ein CRM sensible Kunden- und Geschäftsdaten enthält, war die Zugriffskontrolle von Anfang an Teil des Konzepts. Nutzer arbeiten in getrennten Arbeitsbereichen. Rollen wie Inhaber, Administrator und Mitarbeiter steuern die Berechtigungen. Änderungen an wichtigen Datensätzen werden in einem Protokoll nachvollziehbar festgehalten.
Warum ich das Projekt mit Lovable umgesetzt habe
Lovable hat mir ermöglicht, die Anwendung schrittweise aus realen Arbeitsabläufen heraus zu entwickeln. Statt zuerst monatelang ein vollständiges Lastenheft zu schreiben, konnte ich Funktionen beschreiben, direkt testen und anhand der Ergebnisse präzisieren. Gerade bei einer individuellen Fachanwendung ist dieser kurze Weg zwischen Idee, Prototyp und Verbesserung besonders wertvoll.
Dabei ersetzt KI-gestützte Entwicklung nicht die fachlichen Entscheidungen. Datenstruktur, Rollen, Datenschutz, Fehlerfälle und Integrationen müssen weiterhin bewusst geplant und geprüft werden. Lovable beschleunigt die Umsetzung – die Qualität entsteht durch klare Anforderungen, konsequentes Testen und viele kleine Verbesserungen. Und nicht ganz zu vergessen ist, die persönliche Note, Hier eine Animation, da eine tolles Feature.
Was dieses Projekt zeigt
Das Freelancer-CRM zeigt für mich besonders deutlich, wo individuelle Anwendungen ihren größten Nutzen entfalten. Nicht durch möglichst viele Funktionen, sondern durch einen durchgängigen Prozess. Wenn Kundenakte, Kommunikation, Dokumente, Aufgaben und Termine zusammenspielen, fallen Medienbrüche weg und Informationen sind dort verfügbar, wo sie gebraucht werden.
Die Anwendung wird weiterentwickelt. Entscheidend ist aber schon heute, aus einer konkreten Idee ist mit Lovable eine nutzbare, erweiterbare Fachanwendung entstanden – zugeschnitten auf den Arbeitsalltag von Freelancern und mich 😉 .
Sie haben eine Idee für eine individuelle Anwendung?
Ich unterstütze Sie dabei, aus einem konkreten Geschäftsproblem einen testbaren Prototyp und anschließend eine praxistaugliche Lösung zu entwickeln.